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なかなか問い合わせがしづらい方へ、これだけ覚えておいて欲しいPSE、PSC、電波法など認証代行会社の7フロー

PSC PSE 事例 計量法 認証の原理原則 電波法
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こんにちは。管理人の堀です。

認証代行サービスを開始して以来、お陰様で数多くのお問い合わせ、ご依頼を頂いております。

しかしその一方で、実際にお問い合わせ、ご依頼いただいたお客様からこのようなお言葉を頂いたことがありました。

別にこれは貴社(INSIGHT WORKS)だからというわけではなく、認証するのは初めてだったこともあり、最初に問い合わせするのはすごい躊躇ったよ。だって、問い合わせしたら、いきなり営業されまくるかもしれない。こちらが全然知識のない分野なので頼りにしたいんだけど、ネットにも情報が少ない分、比較対象などがないので最初の問い合わせがしづらかった。
ある程度料金が明確だったので良かったけど、実際にどのように業務が進むのかもあらかじめ知りたかったという気持ちもあった。

このご提言は大変ありがたく感じております。

サービスを展開させていただいている立場からすると、お問い合わせをいただいてからどのように進めていくかは当然頭の中に入っているのですが、初めての方は全く分からないというのも理解できます。

特に、認証サービスは物の売り買いではなく、最終的に証明書が発行されるのである程度は成果物が見える世界ですが、それでもそのフローが謎過ぎるというのは耳が痛い話です。

決してフローを隠していたわけではなく、また隠すほどのモノでもなく、単に気付いていなかったというだけなので、今回簡単にですがフローを作成してみました。

※赤枠はお客様事項、青枠は当社事項、紫枠は両社事項になっています。

ただ、このサイトで何回も繰り返しているように、製品や認証種類、工場の対応など、基本的にすべての案件はカスタマイズとなっています。必ずしもすべて同じにはなりませんが、大まかなフローとしてご参考ください。

今回の記事は、上記図の各工程の中で、実際にどのような業務が発生するか当社の事例を踏まえて解説させていただきます。

なお、これを見たから安心して当社にお問い合わせくださいという意味では決してなく、認証の代行会社はこういったフローで仕事を進めているんだ、というモデルケース程度に捉えていただければ幸いです。

これを以て他社との比較をしていただければよろしいのではないかと思います。

お問合せ・ご相談

基本的にこちらから営業をしたりすることはないので、まずはお気軽にお問い合わせいただければと思います。

他社様はどうか知りませんが、少なくとも当社では、無理なクロージングなどは行いませんのでご安心ください。

あくまで真っ当なビジネスとして、商品を日本国内で販売するために必要な認証を過不足なく取得できるようサポートさせていただきます。

なお、僭越ながらこちらからのお願いとしまして、お問い合わせいただける際は、自らの商品は○○の認証が必要なので、その認証を検討している、という形でお問い合わせ・ご相談を頂けますと話をスムーズに進めることができます。

また、可能であれば、出来る限り現状の詳細を書いて頂けますと、こちらとしてもいろいろとご提案ができます。お手数おかけしますが、むしろ長文で頂けますと、今後の対策が立てやすいです。

逆にそのくらいお客様にも事前にお調べいただいた状態でしたら、こちらもご提案だったり、専門的な知見からアドバイスすることができますが、あまり情報がないとこちらとしてもどこまでお話ししてよいかわかりません。

一方、以前に別の記事でも書きましたが、お客様自身が自らの商品が何の認証が必要なのかを把握されておらず、とりあえず情報だけ聞きたいというスタンスでいらっしゃると、話を進めづらいですし、場合によっては最初の段階でお断りさせていただくことがあります。

もちろん、お電話・オンラインなどでの対応も受け付けますし、認証をご依頼いただける前提でしたら、直接お伺いして、現状抱えていらっしゃる課題などをお聞きしながら、今後の進め方をご提案させていただきます。

資料要求・見積もり

お問合せを受けた際に私が必ず言うことは、「それでは、まずは製品の情報がわかるウェブサイトURL、仕様書、製品説明書などを送ってください」

初めてお問い合わせいただくお客様でよくある勘違いとして、認証費用はすべて同一価格であると思われている、もしくは製品の名前を聞いただけで認証価格が算出できる、という点があります。

実はそんなことはなく、例え似たような製品でも、製品仕様、電力状態、電波状態、工場所在地、工場の設備体制、などによって大きく変わってきます。

ただ、当社の強みとしては、製品ウェブサイト、仕様書などがあれば大体のお見積りは可能です。回路図などの別資料が必要な場合は別途お伝えします。

中には、認証に必要な書類を全部提出しなければ見積りは出さない(出せない)というところもありますが、それをやっていたらいつまで経っても見積りすら出来なくなってしまうので、当社では長年の経験を活かしてなるべくシンプルに見積り提出できるよう努めています。

以前に、お見積りを提出したお客様から、「工場から全部書類出していないのに何で見積りができるんだ?」という問い合わせがあったと言われたことがありましたが、それが当社の技術力です。

なお、簡単な製品のお見積りでしたら無料で提供することは可能ですが、少々複雑なモノには関しては見積り作成費用3万円(税別)を申し受けております。こちらは、認証ご依頼時に返金しております。

工場への協力依頼

お見積りを確認いただきましたら、次項のご契約と同時進行で、お客様には工場への協力依頼をしていただきます。

このサイトで何度も書いていますが、認証の可否はすべて工場の協力次第です。工場がサンプルや技術資料を出してくれなければ何もできませんし、逆に協力的にやってくれれば、まず間違いなく認証は出来る自信があります。

ただ、工場への協力依頼は当社ではなく、ご依頼主様にやっていただく必要があります。

簡単な概念図ですが、イメージとしては、お客様が工場に依頼した認証を、当社がお客様と工場の双方に連絡を取り合いながら進めていくという感じです。

というのも、結局のところ、工場としては認証に協力するメリットは、どれだけ商品を買ってもらえるかどうか、それのみです。

当社がいくら認証に協力して、書類出して、サンプル出して、と言っても、そのメリットが無ければ工場は動きません。

そして、発注数を決められるのはお客自身でしかなく、〇〇〇〇個注文するから認証に協力してほしい、手付金で△△支払うなどの交渉があって、初めて当社が動けるようになります。

中国工場との交渉はいろいろ大変かもしれませんが、逆に言うと、お客様にメインでやっていただく仕事はここまでです。

認証中に何か問題が起きない限りは、あとは基本的に当社で認証を進めさせて頂くことが可能です。

ご契約/ご入金

お見積りを確認いただくなどして問題無いようでしたら、ご契約となります。契約書の他に、機密保持契約書を取り交わしていただき、あとは工場の連絡先などをお伝えいただくようになります。

雛形はすべて当社にありますので、内容確認いただいて、両社押印したものを1部ずつ補完する形になります。

その後、ご入金いただきましたら、当社から本格的に工場に連絡を始めて、認証スタートとなります。

お客様からよくご質問あるのは、着手半金などにはならないかということなのですが、当社では一律全額前金でいただいております

これには理由がありまして、実は検査機関は基本的に前金でないと動いてくれませんので、どうしてもお客様にも前金で支払っていただく必要があるのです。ご了承いただけますと幸いです。

ただ、お客様が心配されるのはもし認証が失敗したらどうしよう、ということだと思いますが、ご契約書には、当社の技術不足で認証に至らない場合は返金交渉に応じると記載しています。

一方、工場が協力しないなどの理由で認証がうまくいかない場合は、その限りではないとしていまして、何度も繰り返しますが、結局、認証の可否は工場の協力がすべてを握っているのです。

それだけ当社の技術力には自信がありますので、お客様におかれては工場との交渉を万時進めていただければと思っています。

認証開始

認証が開始したら、基本的にお客様にやっていただくことはありません。

今までも、ご契約後にお客様とは特段連絡せず、1か月半くらいに経って、「無事に認証終了しました」という報告を入れたことは何度もありました。

認証中

忙しいお客様のお手を煩わせないのが当社のモットーですので、こちらで処理できることは出来る限りこちらで対応させていただきます。

ただ、お客様にご判断いただかないといけないことは、当然ご報告いたしますし、認証中に生じたお客様からのご質問にはすべてお返事させていただいております。

僭越ながら、小まめに的確にを心がけた当社のご連絡は、お客様からの大変好評を得ています。

必要が無ければ特にご連絡することなく認証をそのまま進めますし、必要があれば十分にご連絡をしてお客様にご安心いただきながら認証を進めていきます。

ただ、まれに工場がなかなか動かないということがあり、こちらも忸怩たる思いをします。

しかし、短気を起こして工場に罵声を浴びせるようなことをすると、そのまま連絡が取れなくなってしまいますので、慎重に粘り強く進めることも必要になる場合があります。

そのような場合は、当然、お客様にご報告するように致します。

証明書発行

認証検査が終わって、書類の確認などを済ませると、証明書が発行されます。PSE、PSC、電波法などで証明書の発行形態が違うので、それは事前にお伝えします。

PSEの特定電気用品以外、電波法は、中国(海外)の検査機関を利用した際は、証明書は原紙ではなくPDFデータで送られてくるのでそちらはあらかじめご了承ください。

もちろん、手続き上、それで何の問題もありませんのでご安心ください。

認証アフターフォロー

認証後、PSEは経済産業省に申請しないといけませんが、そちらのサポートはさせていただきますし、オプションとなりますが、自主検査レポートの作成もサポートさせていただきます。

その他、経済産業省や総務省などの管轄省庁の対応や、必要であれば小売りを行う際のアドバイスなども行っています。

特に多いのが、せっかく自社で費用を支払って認証したので、工場が他社に無料で使い回してしまうようなことがないように対策したい、というご相談です。当社では、もちろんそれに関するノウハウがありますので、何でもご質問ください。

などなど、当社は認証代行がメイン業務でありますが、それだけに収まらず、可能な限りお客様のビジネスパートナーとして、認証の最初から最後までキッチリと務めていきたいと思っています。

先述したように、上記が当社の認証代行スタンスですので、他社様と比較されながら、ご興味ありましたらお気軽にご連絡頂ければと思っています。

これをご覧いただいている方と一緒にお仕事できる日を楽しみにしています。

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